• Aanwezigheidsregistratie
• Bezoekershistorie
• Automatisch aan- en afmelden
• Calamiteitsoverzicht
• Bezoekersbadge printen

Onbemande aanwezigheidsregistratie

Introductie

De Entrance Portal van Instructiefilm.nl biedt de mogelijkheid om bezoekers aan te melden. Bij binnenkomst kunnen bezoekers zich bij de receptie melden en de portier / receptionist zal dan in de portal deze bezoeker opzoeken en als aanwezig registreren in de portal. Op deze manier is op ieder moment te zien wie en hoeveel mensen op een locatie aanwezig zijn, bijvoorbeeld in geval van calamiteiten. Bovendien is later na te gaan welke bezoekers de locatie in het verleden bezocht hebben op iedere datum, dit kan worden gebruikt bij meldingen van incidenten.

Afhankelijk van de op locatie geldende veiligheidsregels controleert de portier bij aanmelding tevens of de bezoeker voldoet aan alle eisen. Behaalde Entrance Portal cursussen en andere opleidingen zoals heftruckdiploma en rijbewijs zijn op te slaan en terug te vinden in de Entrance Portal.

De bezoekers kunnen ook zichzelf aanmelden, zonder dat er een portier of receptionist bij aanwezig is.

Bezoekers zichzelf laten aanmelden bij de ontvangstruimte

De Entrance Portal van Instructiefilm.nl kan zodanig ingesteld worden dat deze functioneert als aanmeldsysteem, zonder portier. De bezoeker wordt achtereenvolgens welkom geheten op de locatie en vervolgens met een paar klikken door de aanmeldprocedure geleid.

Het systeem is geschikt voor bezoekers met en zonder afspraken.

Bezoekers met afspraak

Bezoekers met afspraken worden aan de hand van een aantal persoonlijke gegevens (naam en geboortedatum) opgezocht in het systeem en aangemeld.

Om gericht de juiste medewerker op de hoogte te stellen van het bezoek kan de bezoeker aangeven welke medewerker van het bedrijf zijn contactpersoon is. Vervolgens wordt de contactpersoon direct per email hierover geïnformeerd.

Indien er geen portier is zal de medewerker die de bezoeker binnenlaat de veiligheidseisen moeten controleren van de bezoeker. De contactpersoon controleert middels de notificatie-mail of de bezoeker de benodigde cursussen met goed resultaat heeft afgerond.

Bezoekers zonder afspraak

Bezoekers die onverwacht komen kunnen zich ook aanmelden via dit systeem. Diverse opties zijn hiervoor in te stellen in de portal. Voorbeelden hiervan zijn pakketbezorgers, externe auditoren, keuringsambtenaren, particulieren die voor algemene informatie komen, collectanten, etc.. Deze opties kunnen opgenomen worden in een keuze-menu voor de bezoeker.

Voor elke optie kan dan een geschikte boodschap ingesteld zijn, variërend van “Neemt u even plaats in de wachtruimte. U wordt zo spoedig mogelijk geholpen.” of “Brengt u het pakket alstublieft naar ons loket achterom.” tot “Wij zijn helaas niet in de gelegenheid deel te nemen aan contante collectes.”.

Voor de opties waarbij dit nodig is kan dan tevens een email verstuurd worden naar de medewerker binnen het bedrijf die dergelijke zaken afhandelt.

Bezoekers melden zichzelf af

Registratie van aan- en afwezigheid is pas volledig als bezoekers zich ook afmelden. Dat kan ook met dit systeem. Aan het eind van zijn bezoek gaat de bezoeker weer naar dezelfde computer bij de ingang, zoekt zichzelf weer op dezelfde wijze op en meldt zichzelf af.

In het systeem is op ieder tijdstip snel na te gaan wie op welke locatie als bezoeker aanwezig is.

Beschikbaar in meerdere talen

De onbemande aanwezigheidsregistratie is beschikbaar in meerdere talen waardoor hij bruikbaar is voor bezoekers van diverse nationaliteiten. Het systeem is beschikbaar in Nederlands, Engels en Duits, maar andere talen zijn ook mogelijk. De bezoeker kan bij aanvang van de aan- en afmelding zelf kiezen in welke taal het systeem bediend.

Vormgeving op maat

Net als de eLearning-omgeving en de administratie-omgeving van de Entrance Portal heeft de omgeving voor aan- en afmelding dezelfde gewenste vormgeving die u gekozen heeft. Dit betreft de kleurstelling, achtergrondafbeelding en logo.